在英文職場中，你的電子郵件寫的如果不夠精確，會大大影響你訊息溝通的成效。英文職場中很多上班族會直接以中文母語思維寫信件，往往容易會造成意思誤解，以下整理出在英文職場中，最常使用的英文信件跟報告範本與例句，能幫到你快速適應你的英文職場。
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📁 第一部分：寫英文電子郵件
英文職場書信四大技巧：
| 四大技巧 | 說明 |
| 📌 技巧一 語氣適中（Tone Appropriateness） | 電子郵件應保持專業但保留親切度，避免過度正式或過於隨意。-例如：「Could you kindly provide the latest report?」比「Send me the report.」更顯得禮貌。 |
| 📌 技巧二 資訊清晰（Clarity & Conciseness） | 避免使用過於冗長或模糊的表達。-例如：「I am writing to inquire about the possibility of…」可簡化為「Could you confirm if…」。 |
| 📌 技巧三 使用專業詞彙（Professional Vocabulary） | 適當使用專業術語-如「deliverable（可交付成果）」、「stakeholder（利害關係人）」或「follow-up（後續行動）」，提升表達精確度。 |
| 📌 技巧四 適時使用視覺輔助（Visual Aids） | 若郵件涉及數據或關鍵事項，可使用表格或條列式清單（bullet points）提高可讀性。 |
英文電子郵件的主結構
電子郵件的基本架構包括五大元素：
| 五大元素 | 說明 |
| 📌 主旨 （Subject Line） | 應簡潔有力，直接點出郵件核心內容。 例如：「會議時間調整通知」（Meeting Schedule Update）或「專案進度報告」（Project Progress Report）。 |
| 📌 稱呼 （Salutation） | 依照正式程度選擇適當稱呼，例如「Dear Mr. Chen,」或較為親切的「Hi Jennifer,」。 |
| 📌 開場白 （Opening Sentence） | 直接點出郵件目的。 例如：「我想與您確認下週的會議安排。」（I would like to confirm the meeting schedule for next week.） |
| 📌 主體內容 （Body） | 清楚表達主要訊息，適當使用段落分隔，避免冗長。可透過數字或標題強調重點。 例如：「此專案的三個關鍵階段如下：1. 需求分析、2. 設計與開發、3. 測試與部署。」（The three key phases of this project are: 1. Requirement analysis, 2. Design and development, and 3. Testing and deployment.） |
| 📌 結尾與敬語 （Closing & Sign-off） | 使用「Looking forward to your feedback.」或「Please let me know if you need any further information.」，並依照正式程度選擇「Best regards,」或「Sincerely,」。 |
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英文職場必懂的英文信範例
✅ 建議內文三段式結構：
- 第一段： 說明 Email 目的
- 第二段： 提供具體細節
- 第三段： 清楚說明 收信方 / 發信方 所需的回應或行動
📌 範例一：請求資訊
Dear Ms. Johnson,
I hope this email finds you well.
I am reaching out to request the latest sales report for Q3 2024 —-(目的).
Could you kindly share the document by Friday? —-(行動)
Looking forward to your response.
📌 範例二：請求客戶提供回饋
Dear Ms. Johnson,
I hope you’re doing well.
I am reaching out to gather feedback on the recent product update we implemented last month.—(目的)
We would appreciate it if you could share your thoughts by October 15. —-(行動)
Your insights will help us improve future updates.
Please let me know if you need any additional information.
Looking forward to your feedback
📌 範例三：回覆客戶詢問
Dear Ms. Johnson,
Thank you for reaching out regarding our UX design software. We currently offer three versions tailored to different user needs. I have attached a comparison chart for your reference. —-(行動 + 提供具體細節)
Please let me know if you have any further questions.
📌 範例四：回覆客戶投訴
Dear Ms. Johnson,
Thank you for reaching out regarding your recent experience with our service. —(目的)
We sincerely apologize for any inconvenience caused.
We take customer feedback seriously and are currently investigating the issue. Our team will provide a resolution within 48 hours. In the meantime, please let us know if there’s anything we can do to assist you. —-(行動 + 提供具體細節)We appreciate your patience and understanding.
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📁 第二部分：寫英文報告
英文職場報告的主架構
職場報告的結構應具備明確的層次與重點，讓讀者一眼抓到關鍵資訊。
| 四大元素 | 說明 |
| 📌 標題 （Title） | 簡明吸引讀者。 例如：「Sales Performance Analysis – Q3 2024」或「UX Design Proposal for Mobile App Redesign」。 |
| 📌 摘要 （Executive Summary） | 簡單幾句話概括報告重點。 例如：✅ 好範例：「This report presents the Q3 sales performance analysis, highlighting key trends and areas for improvement. Our findings indicate a 15% increase in revenue, with significant growth in the Asian market.」 |
| 📌 分析與結論 （Analysis & Findings） | 用數據支持觀點，並以簡潔明瞭的方式表達結論。 例如，可加入圖表顯示銷售趨勢或用戶行為數據。 |
| 📌 建議與行動計畫 （Recommendations & Action Plan） | 針對發現的問題提供具體建議，包括短期（如提高客戶滿意度的即時改進措施）與長期策略（如提升市場滲透率的行動方案）。 |
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常見英文職場英文單字
| 四大類別 | 常見單字 / 片語 | 用法 |
| 📌類別一 報告結構 | Executive Summary （摘要） | “The Executive Summary highlights key findings from the survey.” |
| Findings （研究結果、發現） | “Our findings indicate a 20% increase in customer retention.” | |
| Conclusion （結論） | “The conclusion suggests further research is needed.” | |
| Recommendations （建議） | “Our recommendations focus on improving UX accessibility.” | |
| 📌類別二 分析數據 | Data-driven （數據驅動的） | “Our strategy is data-driven to ensure efficiency.” |
| Key metrics （關鍵指標） | “The report tracks key metrics such as revenue growth and customer churn rate.” | |
| Benchmarking （基準分析） | “We conducted a benchmarking study to compare industry standards.” | |
| Trend analysis （趨勢分析） | “Trend analysis reveals an upward trajectory in user engagement.” | |
| 📌類別三 建議策略 | Actionable insights （可行見解） | “The report provides actionable insights for improving product adoption.” |
| Implementation plan （實施計畫） | “A detailed implementation plan is outlined in Section 4.” | |
| Risk assessment （風險評估） | “Risk assessment is crucial before launching the new product.” | |
| Cost-benefit analysis （成本效益分析） | “A cost-benefit analysis was conducted to determine financial feasibility.” | |
| 📌類別四 其他詞彙 | Deliverables （可交付成果） | “The project’s deliverables include a prototype and a final report.” |
| Milestones （里程碑） | “The project timeline outlines key milestones for each phase.” | |
| Stakeholders （利害關係人） | “We conducted interviews with stakeholders to gather feedback.” | |
| ROI (Return on Investment) （投資報酬率） | “Our focus is on maximizing ROI through strategic marketing efforts.” |
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Afterwork ，沉浸式英文職場的創造者
線上小班制，英文職場之路不孤單
Afterwork 在招收學員時會做深入訪談想精進英文的動機，設定年滿 20 歲的招收門檻，藉由小班制更有機會跟有理想的同學們切磋交流。 另外，課程難度以歐洲 CEFR 架構進行精細化分級，確保學員在合適的難度中慢慢增英文實力。
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母語外師團隊，帶你學最道地的英文
相較於一般線上英文機構，Afterwork 的教學團隊擁有豐富且多元的教學背景，提供極高品質的英文課程。大部分教師來自英語母語國家，如美國、英國、加拿大等地，且各有非常特別的專長，例如歷史藝術背景外師帶領學員理解英國文化等，可以讓下班後，不只是學語言，更是輕鬆學彼此的文化。
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英文職場學員的心得分享
數百位上班族選擇在 Afterwork 達成了當初他們設定的目標：
「公司有設多益分數門檻，我成功在 Afterwork 從 600 考到 800 分」
L 先生（企業高管）表示：“ 來 Afterwork 時，我只有 600 多分的多益程度，隨著跟外師與同學們享受輕鬆有趣的英文學習氛圍，一起聽說讀寫討論跟課程主題，英文成功達到 800多分公司要的分數。”
「我為了升遷，在 Afterwork 獲得更自信的商業英文能力」
Z 先生（台商主管）提到：“Afterwork 小班教學讓我不再害怕說錯話，老師們的鼓勵使我更有自信在學習商業簡報英文，上班跟外國同事溝通不再卡卡的，不怕犯錯更自信秀出我的英文口說。”
「這是我第一次跳脫考試的方式學英文」
Alvin（工程師）分享：“ Afterwork 不是考試導向的學習方式，而是透過討論議題、介紹異國文化、團康遊戲等貼近日常的情境，使讓人真正的使用這個語言與他人溝通。 在這個過程中會一直發現自己的文法、單字有哪些不足的地方。在下課之後，會更有動機想把這些漏洞補起來，以便下次能夠講得更流暢，而不是一考完試就忘記了。 ”
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強化你的英文職場力，讓溝通更自信！
無論是為了職涯發展、國際交流，還是個人興趣，Afterwork 都能為上班族量身打造最適合的學習方案。透過小班制教學、多元課程內容，以及線上線下完美結合的學習模式，讓你在最自在的環境中，循序漸進提升英文聽說讀寫能力，建立流暢溝通的信心與成就感，不再害怕英文，輕鬆應對職場挑戰！
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延伸閱讀
參考資料
- 參考資料 1：104 多益在職場上有用嗎？這 10 種行業最看重 各產業 TOEIC 成績一覽
- 參考資料 2：Cheers 近 ７ 成台灣企業需要一流英文人才！
- 參考資料 3：台灣公務人員 英語文能力現況調查報告
- 參考資料 4：今週刊 每天工作追著跑 上班族哪裡有時間學習
- 參考資料 5：什麼是 CEFR ?